Otetaanpa taas kiinni johtoryhmätyöskentelyn aiheeseen. Viimeinen viikko kuukaudesta on monella se ajankohta, kun hallitukset kokoontuvat ja sitä ennen tyypillisesti myös johtoryhmät valmistautuvat omaan osuuteeseensa. Todennäköisesti juuri tällä viikolla Sinullakin on johtoryhmä!
Johtoryhmätyöskentely ei ole ”one man show”, vaan sitoutunutta työskentelyä koko tiimiltä. Miten hyvä ja tuloksellinen ryhmätyöskentely mahdollistetaan johtoryhmän kokouksissa? Miten varmistetaan, että johtoryhmä ratkaisee, päättää ja seuraa suunnitelman mukaista edistymistä? Miten varmistetaan, että johtoryhmä on tilanteen tasalla ja nostaa aktiivisesti ehdotuksia ja asioita hallitukseen käsiteltäväksi? Miten varmistetaan, että asiat jalkautuvat organisaatiossa eteenpäin myös muille henkilöille?
Kokouksen agenda
Toimitusjohtaja valmistaa agendan hyvissä ajoin etukäteen, ei yksin sanellen vaan muut mukaan ottaen ja mielipiteitä kysyen ja kuunnellen. Vakioagenda on hyvä pohja, jotta yritykselle tärkeimmät osa-alueet tulevat aina huomioiduksi riittävällä tavalla. Vakioagendan lisäksi on syytä tarkastaa muita erityisnostoja tai -huomioita vaativat ajankohtaiset asiat.
Valmistautuminen
Jokainen jäsen valmistautuu johtoryhmään etukäteen. Tämä tarkoittaa kahta asiaa: 1) Valmistelee oman osuutensa materiaalit hyvissä ajoin ennakkoon ja etukäteen pohdittuna. Ja jakaa ne yhdessä sovitulla tavalla muille tiedoksi. 2) Lukee ajatuksella muiden materiaalit ennakkoon ja on valmistautunut keskustelemaan agendalla olevista asioista sekä valmiudessa esittämään kysymyksiä, joihin itse kaipaa tarkennuksia ja selvitystä.
Materiaalien dokumentointiin kannattaa sopia yhteinen tapa – mistä löytyy johtoryhmän kokousten tiedostot, myös se historia kokouksia taaksepäin.
Roolit, vastuut
Hyvässä johtoryhmässä jokainen tietää oman vastuunsa ja roolinsa. Lisäksi toimitusjohtaja ottaa oman roolinsa puheenjohtajana; antaa tilaa ja vuorovaikuttamisen mahdollisuuden kaikille, mutta huolehtii samalla ajankäytöstä sekä tarvittaessa siitä viimeisestä sanasta.
Hyvässä johtoryhmässä yhdessä sovitut tavoitteet ja toimintasuunnitelmat ovat kaiken ytimessä. Johtoryhmän jäsenen tulee tuoda jotakin lisää yhtiölle, ei vain oman vastuunsa kautta, vaan tiimin jäsenenä koko yhtiön tavoitteellisuuteen ja onnistumiseen.
Päätökset
Päätöksien syntyminen on yksi johtoryhmätyöskentelyn menestyksistä. On kyettävä tekemään päätöksiä, vaikka toisinaan lopputulosta ei varmuudella tietäisikään. Vain päätösten kautta asiat edistyvät, muuttuvat.
Dokumentointi
Koska luoja on antanut meille lahjan sekä kirjoittaa että lukea… Muistioon on tärkeää kirjoittaa ennenkaikkea päätökset että myös sovitut seuraavat toimenpiteet eli ns. ”to do:t” ja ehdottomasti vastuuhenkilöineen sekä aikatauluineen. Muistion to do-osuus toimii myös hyvänä johtoryhmäkokouksen aloitusosuutena – nakkilistan tyhjennys kertoo omaa kieltään tavoitteellisesta ja suunnitelmallisesta toiminnasta.
Kun työskentely on tavoitteellista ja selkeää kokouksissa, se on sitä myös kokousten välissä.