Miksi viestiä?

Sisäinen viestintä herättää paljon keskustelua. Yleensä sitä ei ole riittävästi tai toisaalta sitä on liikaa. Oikea tieto ei kulje ja väärää tai turhaa tuuttaa joka tuutista tarpeettomanakin. Samalla todetaan, että sisäinen viestintä on yksi merkittävin tekijä onnistumiselle tai epäonnistumiselle. Totta.

Sisäisen viestinnän kohdentaminen on myös haasteellista. Viestiäkö kaikkea kaikille vai kohdennetusti eri ryhmille. Vai jotain siltä väliltä, kuitenkin yhdenmukaisesti ja uskottavasti. Yhteiset pääviestit tulisi löytää ja viestiä ne selkeästi sekä toistaen. Toisaalta myös eri sidosryhmien merkitykselliset pääviestit on syytä tiedostaa. Varmistaen myös koko organisaation kulkevan viestinnässä samaan suuntaan.

Organisaatio itsessään viestii tuhottoman määrän erilaisia viestejä eri kanavissa yhden työpäivän aikana. Miten sitä tulisi hallita, ettei päivä kuluisi sisäisen sähköpostin lukemiseen tai turhissa palavereissa istumiseen. Varsinkin yhteisöissä, jotka toimivat virtuaalisena eri toimipisteillä sähköisissä kanavissa liikkuu paljon sisäistä tärkeääkin viestiä. Tiedonkulun välineet on merkittävä osa tekemistä, kuten myös suunnitellulla ja aktiivisella toimintamalleilla miten sama viesti kulkeutuu organisaatiossa läpi linjan. Tiimit, palaverit, infot, tietojärjestelmät, kanavat, esimiestyön merkitys, mistä tietoa löytyy ja mitä tulee annettuna. Organisaatiolle tyypillistä on myös huhujen syntyminen. Joku kuulee jotain, toinen lisää, kolmas uskoo – siitä syystä oikean tiedon jalkauttaminen on toisinaan vahingollisillekin huhuille paras vastaisku.

Hyvä on muistaa, että sisäinenkin viestintä on jokaisen vastuulla. Jokainen työntekijä viestii ja on velvollinen viestimään vähintäänkin omaan työhönsä liittyvät asiat. Viestintä on myös mitä suuremmissa määrin kuuntelemista. Johdon tulee kuitenkin kantaa vastuunsa viestinnän kokonaisuudesta, luonnollisestikin. Melkoinen soppa, jota voi hämmentää huonosti tai hyvin! Pahinta on, jos ei edes ymmärrä tämän sopan merkitystä tai tarpeellisuutta.

Sisäinen viestintä on kivijalka ulkoiseen viestintään. Kauniskin ulkokuori riikoutuu, jos sisältö on pilaantunutta. Jokainen työntekijä omalta osaltaan markkinoi yritystä ja siksikin sisäisen viestinnän merkityksellisyys pitäisi nähdä strategisesti tärkeässä roolissa. Sisäinen viestintä rakentaa organisaation toimivuuden, mahdollistaa motivoituneet työntekijät ja asiantuntijuuden sekä osaamisen. Sisäinen viestintä on aina merkityksellistä ja sitä tulisikin aika-ajoin mitata ja ennenkaikkea kehittää.