Olen pohtinut johtoryhmätyöskentelyä ja sen merkityksellisyyttä. Olen lukenut yhtiöistä ja heidän menestystarinoistaan, joissa johtoryhmiä ei ole ja koko organisaatio (yleensä asiantuntijaorganisaatio) toimii erinomaisesti ja yhteisen suunnan ja tavoitteiden mukaisesti, kovia tuloksia tehden. Olen lukenut yhtiöistä, joissa johtoryhmätyöskentelyn onnistuminen koetaan olevan yksi kantava voima, jotta koko organisaatio toimii hyvin yhteen. Minun on helppo todeta, että yhtä oikeaa totuutta ei ole.
Kun johtoryhmä yrityksessä koetaan tarkoituksenmukaiseksi, merkitykselliseksi, silloin pitää varmistaa vähintäänkin seuraavat asiat hyvän, tuloksekkaan ja tavoitteellisen työskentelyn turvaamiseksi;
- Johtoryhmän tarkoitus, roolit ja vastuut
- Jokaisen jäsenen tulee ymmärtää ryhmän tarkoitus ja työskentelyn merkitys koko yrityksen kannalta.
- ”Miksi ryhmätyöskentely on tärkeää, kun niitä oikeitakin töitä on tehtävänä” -> signaali, joka kertoo ettei ryhmän merkitystä ole avattu riittävästi ja sen tarkoitus on epäselvä.
- Ryhmän työskentelyn tulee olla tuloksekkaampaa ja tehokkaampaa kuin yhden yksilön työ – hyvä pohja myös sille ymmärykselle, missä ryhmä voi tuoda lisäarvoa toisilleen ja koko organisaatiolle. Turha johtoryhmätyöskentely on – turhaa.
- Jäsenten on tärkeää ymmärtää, mitä juuri minulta odotetaan. Mikä on minun roolini sekä vastuuni ja panokseni koko ryhmätyöskentelyn onnistumisessa ja suhteessa koko organisaatioon.
- Työjärjestys, dokumentaatio
- Jotta ryhmä työskentelee tehokkaasti, on työjärjestyksellä merkittävä osa onnistumisessa. Ilman työjärjestystä voidaan jutella mukavia, olla vihaisia huonoille luvuille, keksiä tärkeitä asioita, pohtia päivän polttavia….
- Työjärjestys luo tehokkuuden ja suunnitelmallisuuden, jonka tarkoitus on tukea ja ohjata koko organisaatiota sen tavoitteiden/toimintasuunnitelman/strategian mukaiseen toimintaan.
- Työjärjestyksen mukainen toiminta pakottaa valmisteluun ja asioiden ennakkokäsittelyyn.
- Valmistelun ja ennakkokäsittelyn pitää olla osa omaa arkea, dokumentteja ei tehdä vain johtoryhmälle saati hallitukselle, vaan niiden tulee olla arjen johtamisen työkaluja.
- Työjärjestyksen olennainen osa on dokumentaatio ja muistiot
- Dokumentaatio ja muistiot varmistavat aikataulut, vastuut ja tehdyt päätökset -> tapa varmistaa sekä seurata puheiden muuttuminen teoiksi.
- Päätökset ja niiden toimittamiseen sitoutuminen
- Työelämä on päätöksiä ja päätösten mukaista toteuttamista, johtoryhmä on päätöksiä tekevä ryhmä.
- Sitoutuminen päätöksiin on olennainen osa johtoryhmätyöskentelyä.
- Johtoryhmä on päätösten mukaista toimintaa tuottava ryhmä – yhdessä koko organisaation kanssa.
- Ellei johtoryhmä tai sen jäsen sitoudu päätöksiin, on turha kuvitella, että organisaatio tai sen osa, pystyisi päätöksen mukaista toimintaa parhaalla tavalla tuottamaan
Loppu onkin sitten ”vain” ihmiseltä ihmisille tekemistä. Hyvän ryhmädynamiikan, avoimen vuorovaikutuksen ja luottamuksen rakentamista ja löytämistä sekä sen ylläpitämistä myös hankalan tilanteen kohdatessa.
Pia Pursiainen
Moment -konsernin toimitusjohtaja