Etänä läsnä – myös palaverissa

Hybridi-työelämään kuuluu olennaisena osana verkkokohtaamiset. Siis ne teamsit, join.met, zoomit, skypet ja mitä kaikkea välineitä nyt onkaan olemassa. Yritysten ja yhteisöjen olisi hyvä viimeistään nyt laatia etäpalavereihin yhteiset normit ja pelisäännöt.

Välineistä tai yhteisten ohjeiden puutteista viis, muista sinä nämä viisi ohjetta:

  1. Kamera päälle
    • Etäyhteydellä joka tapauksessa menetämme paljon vuorovaikutuksen keinoja. Emme aisti etäyhteydellä samalla tapaa signaaleja kuin samassa tilassa ollessamme, erityisesti kehon kieli jää puutteelliseksi. Osa vaikuttamisen keinoista jäävät siis kokonaan puuttumaan. Siksi on tärkeää, että jokaisella osallistujalla on ainakin alkuvaiheessa kamera päällä, mielellään, mikäli tilanne niin sallii, koko kokouksen ajan. Vaikka se kamera tuntuu alkujaan oudolta tai epämiellyttävältä, se on tärkeä etäyhteyden dynamiikan vuoksi. Älä jätä kameraa pois.
  2. Mute päälle
    • Kun ei ole sinun puheenvuorosi, on kohteliasta pitää mutea päällä. Näin kaikkien osallistujien mahdolliset taustaäänet, kuten vaikkapa muistion kirjoittamisen näppäinäänet tai koiran haukunta ei häiritse palaverin kulkua. Pieni ele, iso vaikutus.
  3. Keskity
    • Usko tai älä, etäpalaveriin käytetty aika on ihan yhtä arvokasta kuin läsnäolopalaveriin käytetty aika. Jos sinua ei etäpalaveri kiinnosta, poistu. Älä ole muka-läsnä kirjottaen samalla ihan muita sähköposteja tai selailemalla nettisivuja. Keskity palaveriin, se on parasta antia mitä sinä voit yhteisen hyvän vuoksi tehdä. Se on myös oman ajan sekä muiden ajan kunnioittamisen osoitus.
  4. Puheenvuorot
    • Mitä isompi ryhmä, sitä tärkeämpää on puheenvuorojen hallittavuus ja jakaminen. Mikään ei ole tylsempää kuin olla mukana palaverissa, jossa yksi valtaa koko puheajan eikä muiden puheenvuoroille ole aikaa eikä mahdollisuutta. Siis: sopikaa miten puheenvuoroja pyydetään, miten varmistetaan, että jokaisen ääni tulee kuulluksi. Roolit ja puheenjohtajuus selkeäksi.
  5. Ole etänä läsnä
    • Siinä on tärkein ohje.

Etäpalavereihin liittyy paljon muitakin ohjeita ja toimintatapoja, niinkuin palavereihin yleensäkin. Näillä tarkoitan asioita kuten, palaveriin valmistautuminen, agenda, ajoissa saapuminen, muistiot, roolitukset, sovittujen asioiden kertaaminen…. Mutta eipä mennä näihin ainakaan tällä kertaa :-).