Emojin verran parempi!

Organisaation sisäinen viestintä on kokenut melkoisen myllerryksen kuluvan vuoden aikana. Todettakoot ihan alkuun, että todellakaan en minkäänsorttinen viestinnän asiantuntija, mutta omia kokemuksianihan minä ennenkin olen kirjoittanut, niin nytkin. Organisaatiot ovat siirtyneet etätyökomennon myötä käyttämään aiempaa enemmän esim teamsin chatteja, whatsappeja ja muita nopean viestinnän kanavia, “käytävähuikkaukset” ovat siirtyneet osaksi digitaalista viestintää. Osa ihmisistä ovat olleet hyvinkin valveutuneitta käyttämään tätä uudistettua mallia, osalle se on voinut olla hyppäys tuntemattomaan, iso muutos aiempien puhelinkeskusteluiden, käytäväkeskusteluiden ja sähköpostien viestinnästä.

Miksi on tärkeää, että organisaatiot loisivat tähän(kin) hybridimaailman sisäisen viestinnän pelisäännöt tai suunnitelman? Eikä vain oleteta, että kyllä kaikki osaa ja ymmärtää asiat oikein!

Otetaanpa pari kuvitteellista esimerkkiä chat-viestinnästä, josko avaisi asiaa konkreettisemmin.  

Viikonlopun jäljiltä ensimmäinen maanantaiaamun teams-kanavan viesti:

” Milloin saat sen lupaamasi materiaalin valmiiksi?”

Olisiko iso asia kirjoittajan ensin laittaa vaikkapa ”Huomenta! Oliko mukava viikonloppu” jonka jälkeen asiapitoinen asia tuntuu kevyemmin vastaanotettavalta.

Kiireisen iltapäivän viesti:

”Järjestelmä kosahti. Korjaus meneillään, kohta valmis”.

Toisiko tunnelmaan emojin käyttö uutta ilmettä – ehkä pommi tai kakka emoji kuvaamaan kirjoittajan fiilistä juuri sillä hetkellä?

”Tule palaveriin nyt”.

Aika suoraviivainen komento. Olisiko mahdollinen kevennys mitään … ”Hei, unohditko – odotellaan sua palaveriin”?

Entä toisinaan viestin loppuun ”Kiitos.”. Tai mukava kukka- ehkä aurinko-emoji. Heiluva pingviini antaa myös sisäisessä viestinnässä ihan oman tarinansa, ei jää epäselväksi onko otsa rypyssä vai ei … 

Sähköinen viestintä, myös se nopeampi kuin sähköposti, on tullut jäädäkseen. Tämä jos mikä edellyttäisi yhteisiä pelisääntöjä sisäiseen viestintään. Hyvät huomenet, kiitos, mitä kuuluu ja emojit todennäköisesti tuovat inhimillisyyttä ja yhteisöllisyyttä lisää, eikä se vie lähettäjältä saati vastaanottajalta aikaa sen enempää.. Kyse varsin monesti on vain siitä, ettei lähettäjä ole ajatellut asiaa yhtään enempää eikä varsinkaan tarkoituksella ole jättänyt viestiä tylyksi tai tympeäksi, se on vain tapa toimia nykyisessä pikaviestinnän maailmassa.

Sopimalla hyvät, organisaation kulttuuriin ja henkeen sopivat pelisäännöt sisäinen viestintä voi olla tiimiä ja organisaatiota vahvistava tekijä – samalla estät ettei se ole heikentävä tekijä!