Siirry suoraan sisältöön

Toimitusjohtajan tietovalta

Toimitusjohtaja on hallituksen väylä yhtiön arkeen

Hallitustyön pitää perustua avoimuuteen, luottamuksellisuuteen, ”avoimeen kirjaan” mitä suurimmissa määrin. Avoimen kirjan tulee perustua myös yhteiseen ymmärrykseen ja näkemykseen siitä mitkä asiat yhtiön arjessa ovat olennaisia raportoida hallitukselle. Tälläinen raportointi ei ole vain peräpeiliin katsomista saati jälkiviisastelua, vaan se pohjautuu siihen, että hallituksella on riittävän oikeellinen ja selkeä kuva yhtiön nykyhetkestä, jotta se voi omalla toiminnallaan kehittää ja ohjata yhtiön liiketoimintaa entistäkin paremmaksi – olla huolehtiva hallitus. Koska hallitusjäsenet eivät tyypillisesti toimi operatiivisessa rajapinnassa, vaan ohjaa yhtiötä raporttien, katsauksien ja myös annettujen kokemusten ja kertomusten perusteella, on toimitusjohtajan antama informaatio erittäin tärkeä osa hallitustyötä ja yhtiön kehittämistä. Toimitusjohtaja on hallitukselle väylä yhtiön arkeen, hänellä on merkittävä tietovalta. Muistetaan kuitenkin, että kaikesta huolimatta, raportteja ja katsauksia ei tulisi tehdä vain hallituksen tarpeisiin, vaan ne tulisi olla mahdollisuuksien mukaan automatisoituja ja olennaisesti myös organisaation ja sen asiakkaiden tarpeisiin tai näiden kehittämiseen perustuvia työvälineitä.

Ydinasiat ja mitä seuraavaksi aiomme tehdä niille

Toimitusjohtajalla on valtava tietovalta suhteessa hallitukseen. Hän tietää yhtiöstä ”kaiken”, hän tuntee henkilöstönsä, asiakkaat, liiketoiminnat, kilpailijat, arjen haasteet sekä onnistumiset. Toimitusjohtajan tehtävä on kuvata riittävän kattavasti ja monipuolisesti yhtiön tilaa, josta käy ilmi yhtiön kannalta juuri siihen hetkeen liittyvät merkittävimmät asiat. On olennaista, että toimitusjohtaja kykenee tuomaan esiin napakasti ja selkeästi riittävällä laajuudella kaikki olennaisuudet, eikä vain esimerkiksi oman mielihalunsa mukaisesti niitä, jotka ovat hänelle kiinnostavia tai mukavauusalueen asioita. Katsauksen tueksi tulevat erilaiset raportit ja liiketoiminnan mittarit, joista selviää numeerisesti merkittävimmät asiat. Sen lisäksi, että katsaus sisältää riittävän laajalti olennaiset toiminteet, niin sen pitää pitää sisällään mitä seuraavaksi asioille toimiva johto aikoo tehdä. Vaikka joskus saattaa tuntua turhauttavalta käydä katsausta läpi, etenkin, jos se ei herätä aktiivista keskustelua, jo itsessään katsauksen läpikäynti tuottaa lisäarvoa ja vahvistaa hallitukselle (ja joskus myös toimitusjohtajalle itselleen), että asiat ovat hoidossa ja etenevät suunnitellusti. Tietenkin omistajille voi syntyä pohdittavaa hallituksen kokoonpanosta ja sen osaamisesta, jos katsauksesta ei keskustelua synny milloinkaan. Tällöin ei myöskään voi syntyä yhtiölle lisäarvoa hallituksen toimesta.

Hallitus ei pidä yllätyksistä

Toimitusjohtajan on hyvä pitää mielessään, että ”Hallitus ei pidä yllätyksistä”. Tällä erityisesti voi painottaa sitä, että mahdollisia ongelmatilanteita ja ilmaantuneita haasteita EI tule toimitusjohtajan piilotella, vaan ne on tärkeä kertoa avoimesti varsin aikaisessa vaiheessa myös hallitukselle tiedoksi. Hankalat asiat tulevat joka tapauksessa jossain vaiheessa hallitukselle ”esiin” ja toisekseen myöhässä esiin tullessa ne voivat haavoittaa merkittävällä tavalla toimitusjohtajan ja hallituksen välistä luottamuksellista suhdetta. Välillä toimitusjohtajana voi olla hankalaa hahmottaa, onko jokin asia operatiivinen (toimivan johdon) vai strateginen (hallituksen), mutta pätevä puheenjohtaja pystyy tässäkin asiassa ohjaamaan toimintaa ja arvioimaan tilannetta yhdessä toimitusjohtajan, tarvittaessa myös hallituksen kanssa. Puheenjohtajalla on niinkään suuri velvollisuus pitää ”kirja avoimena” ja yhtiön edun mukaisena.

Viisi vinkkiä toimitusjohtajalle katsauksen laadintaan;

1)   Keskity laatimaan olennaisista ydinasioista kattava, mutta napakka katsaus

2)   Avoimuus, älä välttele virheiden tai epäkohtien esiin nostamista

3)   Älä selittele, kiertele tai jaarittele. Suoraselkäisyys, selkeys ja rehellisyys on arvostettavaa!

4)   Kerro mitä jatkotoimia aiotaan tehdä ja näiden aikataulu

5)   Pyydä katsauksen sisällöstä palautetta