Pari sanaa hallituksen kokouksen pöytäkirjoista. Eikö olekin innostusta herättävä aihe!! No niin, ei minullekaan, mutta silti kovin tärkeä jokaiselle toimitusjohtajalle ja hallituksen jäsenelle, joten ehkä kannattaa muutama ajatus aiheelle antaa. Miksi? Muistetaan, että hallituksen pöytäkirja on se dokumentti, joka kaivetaan esiin, kun on syytä arvioida esimerkiksi hallituksen vastuuta ja sen huolellista toimintaa. Pöytäkirja pitäisi olla siltä osin merkittävä ”paperilappunen”, että sen voi nähdä hallituksen jäsenenä hyvänä turvana ja tukena kaikessa toiminnassaan. Siihen ei ole siis syytä suhtautua kevytmielisesti tai vähätellen. Suosittelen lukemaan ajatuksella nämä viisi pointtia pöytäkirjasta!
1) Pöytäkirjaan tulisi kirjata riittävällä tarkkuudella päätökset ja myös asiaan liittyvät perustelut. Näiden ei tarvitse olla sanasta sanaan kirjoitettua keskustelun kulkua, mutta sillä tarkkuudella, että tarvittaessa ulkopuolinenkin ymmärtää mistä on kyse. Tarpeen tullen pöytäkirja on se paikka, mihin myös eriävät mielipiteet kirjataan.
2) Pöytäkirjaa ei tarvitse jokaisen hallituksen jäsenen allekirjoittaa. Osakeyhtiölaki sanoo, että sen tulee allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Nykypäivänä käytössä olevat sähköiset allekirjoituspalvelut ovat helppokäyttöisiä ja vaivattomia, ja suosittelen harkitsemaan vaihtoehtoa, jossa kaikki hallituksen jäsenet pöytäkirjan allekirjoittavat. Se on selkeä ja hyvä tapa.
3) Pöytäkirjaa allekirjoittaessasi tarkista ajatuksella mitä siellä lukee. Sähköiset allekirjoituspalvelut ovat todellakin helppokäyttöisiä ja houkutus kuitata dokumentti ilman tarkempaa lukemista on suuri. Älä tee niin. Lue ja muista myös kommentoida, jos mielestäsi jokin osuus ei ole kuten sen mielestäsi pitäisi olla. Pyydä silloin pöytäkirjaan myös muutosta. Tämä on huolellista toimintaa, muista miksi pöytäkirjat ovat olemassa.
4) Pidän tärkeänä, että pidät myös omia muistiinpanoja kokouksessa. Se auttaa sinua muistamaan ehkä pidemmänkin ajan taakse, millainen keskustelun kulku kokouksessa on ollut.
5) Pöytäkirjan laatiminen on hallituksen sihteerin tehtäviä, ja toiveena onkin että pöytäkirja kirjoitetaan ja laitetaan jakoon mahdollisimman pian kokouksen päätyttyä. Ei ole mitään syytä jättää sitä viikkojen päähän tehtäväksi. Olisi myös hyvä, ettei sihteerinä toimi sen paremmin toimitusjohtaja kuin puheenjohtajakaan, heillä on entuudestaan jo isot roolit hallituksen kokouksessa, joten on hyvä, jos sihteeriksi valitaan ”joku muu”. Sihteerinä voisi hyvin toimia vaikkapa hallituksen kokouksiin kutsuttuna talousjohtaja.
Huolellisia hallituskokouksia ja asianmukaisia pöytäkirjoja!