Sain erään toimeksiannon pohtia sihteerin roolia hallituksessa. Aihetta onkin aivan liian vähän keskusteltu ja nostettu esille. Hallituksen sihteeri on mielestäni parhaimmillaan hallituksen luottopakki, jonka työ mahdollistaa sujuvan ja hallinnollisesti asianmukaisen hallitustyön arjen.
Miksi näin?
1) Kokoukseen liittyvät valmistelut sujuvat osaavan hallituksen sihteerin toimesta moitteetta. Aineistot löytyvät asianmukaisesti ja ajallaan, myös kaikki kokoukseen liittyvät järjestelyt on hoidettu ja tiedotettu asianosaisille riittävällä tarkkuudella. Kun pohja on kunnossa, on hallitustyöhön helppo keskittyä!
2) Tärkeä dokumentti eli pöytäkirja! Pätevä hallituksen sihteeri jakaa luonnoksen ripeästi kommentoitavaksi ja se on asianmukaisesti kirjoitettu. Allekirjoitukset tulevat hoidetuksi, pöytäkirjojen sekä niihin liittyvien liitteiden arkistointi hoituu myös luotettavalla tavalla. Myös mahdolliset todo-listat syntyvät ja näin täydentävät omalta osaltaan johdon toimeenpanokyvykkyyttä.
3) Hallituksen sihteeri hoitaa myös luonnollisesti kaikki päätösten mukaiset rekisteri ym. merkinnät, sekä mahdollisesti myös hoitaa rutiinipäätösten tiedottamisen eteenpäin. Parhaimmillaan hän on myös tarkkaavaisena valvomassa päätösten laillisuuteen liittyviä yksityiskohtia.
Kokemukseni mukaan myös toimitusjohtajat kykenevät tämän kaltaiseen työhön, mutta vastuunjakoa kannattaa näissä tehtävissä harkita. Kun hallituksen sihteerin tehtävät ovat muualla kuin toimitusjohtajalla, se varmistaa toimitusjohtajalle keskittymisen nimenomaisesti tietenkin päätösten toimittamiseen, mutta myös hallituskokousten asioiden valmisteluun ja esittelemiseen. Se on yhtiön etu.