Kun omistajilla on yhteinen näkemys yhtiön suunnasta ja omistajan tahtotilasta, ja kun se on viestitty hallitukselle ja toimivalle johdolle, on hallituksen sekä johdon mahdollista toimittaa omaa, yhteistä tehtäväänsä tuloksekkaasti. Tätä tehtävänjakoa halutessaan voi kuvata aika yksinkertaisesti; omistajat päättävät, hallitus ohjaa ja toimiva johto toimittaa. Miten sitten hallituksen ja johdon pitäisi toimia, jotta voisivat yhdessä ohjata ja toimittaa omistajan tahtotilan mukaisesti?
Löysin kolme kulmakiveä, jotka tulee olla hyvän yhteistyön pohjalla kunnossa:
- Yhteinen näkemys tulevaisuudesta ja strategiasta
Kun hallitus toimii yritykselle voimavarana, se keskittyy suurimmaksi osaksi ajastaan strategisiin asioihin. Hallitus myös tukee, sparraa ja hyvällä tavalla haastaa toimivaa johtoa operatiivisissa tehtävissä, siis ohjaa johdon toimintaa. Kaiken pohjana tulee olla hallituksen sekä toimivan johdon yhteinen näkemys tulevaisuudesta, strategian suunnasta ja merkityksestä. Strategian samalla tavalla ymmärtämiseen ja sitä kautta myös yhteiseen näkemykseen operatiivisten toimenpiteistä, tavoitteista ja näiden mittaamisesta tulee panostaa. Lisäksi hallituksen kannattaa varmistaa, että toimiva johto on todellakin sitoutunut strategiaan ja sen toteuttamiseen. Yhtiöllä ei voi olla useita eri strategioita (varjo-strategia), menestyäkseen, sillä voi olla vain yksi, yhteinen, viestitty ja ymmärretty strategia.
- Vuorovaikutus, luottamus
Hallituksen ja toimivan johdon välille on tärkeää rakentaa ja rakentua hyvä vuorovaikutus- sekä luottamussuhde. Se ei suinkaan tarkoita, että asioista ei voisi olla eri mieltä, päinvastoin hyvä suhde varmistaa sen, että asioista käydään turvallisessa ympäristössä hyvää, aitoa ja aktiivista keskustelua. Aktiivinen vuorovaikutus avaa uusia näkökulmia, rikastuttaa keskustelua ja ymmärrystä ennen mahdollista päätöksentekoa. Johtoryhmän jäsenten on monestakin syystä tärkeää päästä mukaan hallituksen kokouksiin, heillähän on kuitenkin organisaation arjen asioista paras mahdollinen käsitys ja sen tiedon jakaminen myös hallitukselle on arvokasta. Toimiva johto edustaa mitä suuremmissa määrin asiantuntijuutta itse liiketoiminnasta ja sen sidosryhmistä, ja hallituksen tulee tätä tietoa hyvin herkällä korvalla kuunnella.
- Tietojen jakaminen ja asioiden käsittely
Toimivalla johdolla on aina tietovalta suhteessa hallitukseen. Toimivan johdon, erityisesti tietysti toimitusjohtajan, pitää kiinnittää suurta huomiota hallitukselle jaettavan tiedon oikeallisuudesta, ajantasaisuudesta ja riittävyydestä. Mitä tietoa jaetaan hallitukselle, mitä ei jaeta, miksi? Myös hallituskokouksen agendan rakentamisella on suuri merkitys, miten pidämme katseen ja fokuksen tulevassa, keskitymme riittävällä tavalla strategisiin asioihin peräpeiliin tujottamisen sijasta? Tässä toimitusjohtajaa auttaa hallituksen puheenjohtaja, jonka kanssa agenda ja myös tj-katsaus on hyvä katsoa yhdessä etukäteen. Toimitusjohtajan tehtävänä on varmistaa, että sama strateginen ote säilyy myös johtoryhmän agendalla ja esimerkiksi hallituksen sekä johdon etukäteen suunniteltu vuosikello on hyvä tapa rytmittämään työjärjestystä.
Lisäarvoa tuottavaan hallitustyöskentelyyn kannattaa jokaisen yhtiön omalla toiminnallaan tähdätä. Hallitustyö toimivan johdon tukena on voimavara, jota ei ole syytä jättää käyttämättä. Mitä paremmin omistajien, hallituksen ja toimivan johdon yhteistyö sujuu, sitä todennäköisempää on yhtiön saavuttaa tavoitteensa, menestyä. Hallitustyön kehittämistä voi lähestyä esimerkiksi hallitustyön arviointien kautta, jonka avulla selviää vahvuudet ja myös ne tärkeät kehittämiskohteet. Kehittämiskohteiden tunnistaminen ja niihin parantavien toimenpiteiden löytäminen voi avata aivan uudenlaisen mahdollisuuden tuloksekkaaseen yhtiön johtamiseen. Hallitus, joka kantaa vastuun yhtiön toiminnasta, toimii aktiivisesti toimivan johdon ja omistajien välissä, on merkittävässä roolissa yhtiön menestystä, ja sen laadukkaaseen työskentelyyn olisi hyvä kiinnittää myös huomiota.