Meillä Moment Groupissa on ollut ilo olla tekemässä mittavankin kokoisia ulkoistuksen haltuun- ja käyttöönottoja. Tahtotilamme on selkeä: suhtaudumme jokaiseen haltuunottoon vakavuudella ja huolellisuudella, haluamme ymmärtää yhteistyön tavoitteet ja tarpeet ja rakentaa kumppanuudelle tuhdin kivijalan, jonka pohja myös kestää kumppanuuden kehityksen ja tulevaisuuden muokkauksen.
Nimesin viisi tärkeintä osa-aluetta hyvälle haltuunotolle.
1. Kartoitus
Kaikki lähtee liikkeelle tarpeen oikeasta ymmärtämisestä.
- Mitä haastetta tuleva yhteistyö ratkaisee, parantaa?
- Mitä lisäarvoa yhteistyö synnyttää?
- Mikä yhteistyössä on tärkeintä?
Kartoituksen tehtävänä on ymmärtää tilanne mahdollisimman tarkkaan, ymmärtää miten synnytetään kumppanuus, jolla on mahdollisuus tuottaa lisäarvoa ja rakentaa pitkäkestoinen ja kehittyvä yhteistyö. Kartoitus kuvaa myös tavoitteet. Kartoitus avaa hyvin myös roolit ja vastuut, kenen odotetaan tekevän ja mitä. Kartoitus toimii myös tarjouksen pohjatietona.
2. Määrittely
Määrittely pureutuu tarkemmin yksityiskohtaiseen sisältöön, osaamiseen, mittareihin ja teknisiin ratkaisuihin. Määrittely siis tarkentaa kartoituksen ylätason otsikoita detaljitasolle, jonka tarkkuuden yhteistyön laajuus tarkemmin määrittelee.
Määrittelyvaiheessa pohditaan myös koulutuksen suunnitteluun liittyviä tarpeita, määritellään ohjeistusta ja sisältöä sekä laajuutta. Määrittely ottaa kantaa myös tarkempaan aikatauluun ja esimerkiksi tarvittavan resurssoinnin suunnitteluun. Tässä kohden käynnistyy myös teknisten ratkaisuiden tarkistaminen ja tarvittaessa suunnittelu sekä toteutus.
3. Käyttöönotto
Hetki ennen H-hetkeä on käyttöönoton valmistelu. Käyttöönotossa
- käynnistetään koulutukset
- varmistetaan ohjeistukset
- tekniset ratkaisut
- raportoinnit, tiedotteet, tietovarastot, yhteydet..
Alkaa olla siis vielä viimeisen tarkistuksen aika – checklist kaikkeen siihen, mitä aiemmissa keskusteluissa on sovittu ja määritelty. Onhan kaikki siis kunnossa?
4. Tuotanto
H-heti, ensimmäinen kontakti!
Päivittäinen, reaaliaikainen palvelun seuranta, laadunvalvonta ja varmistaminen kuuluu tähän hetkeen erittäin tiiviisti. Mahdolliset havainnot kirjataan viipymättä ylös, käydään yhdessä läpi, tehdään mahdollisesti muutoksia ohjeistuksiin tai jopa koulutuspolkuun – havaitaan, seurataan ja toimitaan!
Alkuvaiheen reaaliaikaisen seurannan ja palvelun oikeellisen tason löydyttyä palvelu siirtyy normaaliin tuotantovaiheeseen, joka pohjautuu päivittäiseen sovittuun mallin eli operatiivisen toimintaan sekä erikseen sovitun ohjausryhmän työskentelyyn.
5. Mittaaminen, analysointi
Hyvän kumppanuuden pohjalla on tekemisen mittaaminen ja ennen kaikkea avoin yhdessä tehty analysointi ja kehityskohteiden löytäminen. On tärkeää, että mahdolliset kehityskohteet löydetään ja läpikäydään avoimesti – miten voimme tuottaa vieläkin parempaa arvoa kumppanuudella. Siksi nostan mittaamisen ja analysoinnin vielä haltuunoton tärkeäksi viidenneksi kohdaksi.
Tämän viiden portaan kautta on mahdollisuus rakentaa erinomainen, arvoa tuottava kumppanuus – tuloksellisia kohtaamisia!
Artikkeli julkaistu Moment Groupin blogissa.